ZASADY BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W KANCELARII ADWOKACKIEJ

1) Niniejsze zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz politykę ochrony danych osobowych w kancelarii adwokackiej przyjmuje się w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych przez adwokata Łukasza Staszela w sposób zgodny z przepisami prawa, w szczególności przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
2) Adwokat Łukasz Staszel prowadzi działalność gospodarczą pod firmą Adwokat Łukasz Staszel Kancelaria Adwokacka, adres – ul. Pukowca 17A/1, 40-847 Katowice,
filia Katowice – Centrum: ul. Mariacka 37/8B, 40-014 Katowice, NIP: 736-166-47-13, tel. 32 307 02 24 lub 782-593-665, e-mail: kancelaria@adwokat-staszel.pl.
3) Zawód adwokata polega na świadczeniu pomocy prawnej, a w szczególności na:
• udzielaniu porad prawnych,
• sporządzaniu opinii prawnych,
• opracowywaniu projektów aktów prawnych oraz występowaniu przez sądami i urzędami
(co wynika z treści art. 4 ust 1 ustawy z dnia 26.05.1982 roku Prawo o Adwokaturze)
w celu wykonania powyższego obowiązku czyli wykonywania zawodu, Adwokat przetwarza dane osobowe klienta oraz osób trzecich.
4) Adwokat obowiązany jest zachować w tajemnicy wszystko o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej (co wynika z art. 6 ust.1 ustawy z dnia 26.05.1982 roku Prawo o Adwokaturze) wobec czego przepisy wskazanego wyżej rozporządzenia RODO stosuje się w zakresie w jakim nie naruszają one wskazanego obowiązku zachowania przez adwokata tajemnicy.
5) Dane osobowe klienta oraz dane osobowe osób trzecich przekazane Adwokatowi przez klienta są przetwarzane w konkretnych, wyraźnych, prawnie uzasadnionych celach, którymi są:
• wnoszenie pism i kontakt z organami instytucjami, stronami przeciwnych lub ich pełnomocnikami z zachowaniem warunków formalnych wynikających w przepisów prawa,
• utrzymywanie bieżącego kontaktu z klientem,
• wywiązywanie się przez adwokata z obowiązków podatkowych, prowadzenie ewidencji spraw w kancelarii jak też ewidencji rozliczeń z klientem. Przesłankami przetwarzania danych osobowych przez adwokata są:
– niezbędność przetwarzania danych w celu wykonania umowy o świadczenie pomocy prawnej i podejmowanie działań na żądnie klienta,
– konieczność wypełniania obowiązków prawnych ciążących na adwokacie,
– prawnie usprawiedliwiony interes wyrażający się działaniach podejmowanych w celu dochodzenia lub obrony praw.
6) W przypadku konieczności ujawnienia adwokatowi danych sensytywnych czyli wrażliwych takich jak informacje dotyczące pochodzenia rasowego, etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych i przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych, biometrycznych, dotyczących zdrowia, seksualności, orientacji seksualnej, klienta lub osoby trzeciej, dane są to przetwarzane jeżeli tylko wówczas jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia, obrony roszczeń w postępowaniu sądowym lub administracyjnym lub innym postępowaniu pozasądowym. Nadto wykonywanie zawodu adwokata odbywa się w interesie publicznym, co uprawnia Adwokata do przetwarzania tego typu danych.
7) Adwokat przetwarza tylko dane niezbędne.
8) Odbiorcami danych osobowych są:
a) wszelkie organy i instytucje jak również osoby trzecie, do których adwokat zwraca się w związku z koniecznością prawidłowego wykonywania zawodu adwokata lub zawartej z klientem umowy,
b) pełnomocnicy substytucyjni,
c) odbiorcą danych osobowych klienta jest także zewnętrzne biuro rachunkowe prowadzące obsługę finansową adwokata z którym Adwokat posiada zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych Klientów jego kancelarii.
9) W przypadku przetwarzania danych osobowych istnieje prawo do:
– żądania przez osobę, której dane dotyczą od adwokata dostępu do danych osobowych,
– prawo do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
– prawo przenoszenia danych,
– prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Jednocześnie nie przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych jej dotyczących (co wynika z art. 16a ust 2. ustawy z dnia 26.05.1982 roku Prawo o Adwokaturze).
10) Dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz niezautomatyzowany tj. zarówno poprzez ich przetwarzanie przy wykorzystaniu komputera, telefonu i Sieci Internet oraz poczty elektronicznej adwokata jak też poprzez prowadzenie dokumentacji w formie tradycyjnej, papierowej, w szczególności akt podręcznych sprawy. Przetwarzanie danych osobowych to każda czynność dotycząca tych danych jak w szczególności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnienie poprzez przesłanie, rozpowszechnienie lub innego rodzaju udostępnienie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie, niszczenie.
11) Adwokat podejmuje czynności celem niedopuszczenia do ujawnienia lub udostępnienia danych osobowych osobom nieuprawnionym, chroni je niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem poprzez:
• zabezpieczenie elektronicznych nośników, zbiorów danych, skrzynki e-mail hasłami,
• przechowywanie danych osobowych mających formę papierową w zamykanej szafie,
• tworzenie kopii zapasowych,
• korzystanie z oprogramowania antywirusowego,
• zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
• wprowadzenie zasad i polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych,
• prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.
• prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych.
12) Istnieje możliwość zwrócenia się do Adwokata o wyjaśnienie zagadnień dotyczących ochrony jego danych osobowych w przypadku, gdyby niniejsze informacja okazała się dla niego niepełna lub niejasna
13) Dane osobowe są przetwarzane:
• rzetelnie i w sposób zgodny z prawem,
• w sposób zapewniający zrozumienie dla osoby, której dane dotyczą,
• w konkretnych i prawnie zasadnych celach i w sposób ograniczony tak co do konieczności przetwarzania tych danych jak i czasu tego przetwarzania,
• w sposób umożliwiający sprostowanie ewentualnych błędów lub wprowadzenie uzupełnień danych niezupełnych,
• w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo.
14) Celem wywiązania się z zasady koniecznego czasu przetwarzania danych administrator raz z miesiącu weryfikuje rejestr czynności przetwarzania danych celem usuwania danych w związku z upływem okresu ich dopuszczalnego przetwarzania.
15) Za naruszenia danych osobowych uważa się ich ujawnienie lub udostępnienie osobom nieuprawnionym, niedozwolone lub niezgodne z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratę, uszkodzenie, zniszczenie.
• w przypadku wystąpienia takiego naruszenia adwokat zgłasza ten fakt bez zbędnej zwłoki nie później niż w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia organowi nadzorczemu, chyba że jest mało prawdopodobne by naruszenie takie skutkowało rzeczywistym naruszenia wolności lub praw osoby fizycznej,
• jeśli ryzyko, o którym mowa wyżej jest wysokie należy niezwłocznie zawiadomić osobę, której dane dotyczą, chyba że przepisy RODO wyłączają taką konieczność.
• w przypadku naruszenia danych osobowych należy uzupełnić prowadzony rejestr naruszeń ochrony danych osobowych.
16) Dane osobowe są przetwarzane przez adwokata:
a) na komputerze zabezpieczonym hasłem,
b) na telefonie komórkowym zabezpieczonym hasłem,
c) w formie papierowej, w szczególności akt podręcznych przechowywanych w zamykanej szafie – przy czym do pomieszczeń Kancelarii dostęp mają tylko osoby upoważnione.
17) Adwokat uniemożliwia przebywanie w siedzibie kancelarii jakimkolwiek osobom postronnym bez swojej obecności, w szczególności w miejscu znajdowania się instrumentów i urządzeń, o których mowa w pkt.16
18) Adwokat nie pozostawia możliwości dostępu do urządzeń i szafy wymienionych w pkt 16 gdy opuszcza siedzibę kancelarii, która nadto jest zamykana, zaś budynek w którym znajduje się siedziba Kancelarii jest zabezpieczony alarmem.
19) Adwokat tworzy kopie zapasowe danych celem zapobiegania ich zniszczeniu lub utracie na dysku zewnętrznym.
20) Adwokat w celu zabezpieczenia komputera, w tym poczty elektronicznej i telefonu korzysta z oprogramowania antywirusowego.
21) W przypadku podłączenia do komputera lub telefonu przenośnych nośników danych należy uruchomić funkcję ich skanowania przed właściwym użyciem.
22) W przypadku kierowania wiadomości e-mail przez adwokata w treści wiadomości zamieszcza się następujący komunikat:

Kancelaria Adwokacka Łukasz Staszel

ul. Pukowca 17A/1, 40-847 Katowice
tel. 32 307 02 24

ul. Mariacka 37/8B, 40-014 Katowice
tel. 32 352 84 60 (filia)

www.adwokat-staszel.pl

Administratorem danych osobowych jest Adwokat Łukasz Staszel prowadzący działalność gospodarczą Adwokat Łukasz Staszel Kancelaria Adwokacka, NIP: 736-166-47-13.
Szczegółowa informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych jest dostępna pod adresem: www.adwokat-staszel.pl. Kontakt e-mail: kancelaria@adwokat-staszel.pl

Ta wiadomość wraz z dołączonymi do niej załącznikami przeznaczona jest wyłącznie dla podmiotu, który jest jej faktycznym adresatem i może zawierać informacje poufne, w tym objęte tajemnicą adwokacką. W przypadku, gdy nie jesteś zamierzonym adresatem tej wiadomości proszę o niezwłoczne zawiadomienie nadawcy oraz trwałe jej usunięcie wraz z załącznikami.
Przetwarzanie danych zawartych w wiadomości jest niedopuszczalne.

IV. Odbiorcy danych osobowych:
Dostęp do danych osobowych mają jedynie upoważnieni pracownicy / współpracownicy / podwykonawcy w celu realizacji swoich obowiązków służbowych, a także podmioty świadczące usługi informatyczne, księgowe, hostingowe oraz w zakresie świadczenia usług związanych z utrzymaniem poczty elektronicznej.

V. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzecich lub organizacji międzynarodowych:
Dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

VI. Okres przechowywania danych osobowych:
Dane osobowe będą przetwarzane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone w zakresie danych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu adwokata.
W pozostałych przypadkach dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak wymagają tego odpowiednie przepisy prawa, w szczególności podatkowe i rachunkowe oraz tak długo jak jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

VII. Prawa osoby, której dane dotyczą:
Przysługuje Państwu prawo do:
• dostępu do danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 15 ust. 1 RODO),
• otrzymania kopii danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 15 ust. 3 RODO),
• sprostowania lub uaktualnienia danych osobowych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych osobowych – jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, aby Administrator przetwarzał Państwa dane, możecie Państwo żądać aby Administrator je usunął za wyjątkiem sytuacji, w których obowiązek przetwarzania danych osobowych wynika z przepisu prawa lub przetwarzanie danych jest niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 18 RODO),
• przenoszenia swoich danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego wyłącznie w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy i są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
• W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) za wyjątkiem danych osobowych pozyskanych przez administratora w związku z udzielaniem pomocy prawnej.

W celu skorzystania z przysługujących praw, należy kontaktować się z administratorem pod adresem: kancelaria@adwokat-staszel.pl lub telefonicznie pod numerem 32 307 02 24 lub 782-593-665 lub listownie na adres siedziby wskazany w punkcie I.

VIII. Informacja o obowiązku podania danych osobowych i skutkach ich niepodania:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne w celu zawarcia i wykonania umowy oraz w celu realizacji prawnie uzasadnione interesu administratora.
W pozostałych przypadkach podanie danych jest obowiązkowe, w szczególności gdy wymaga tego spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

IX. Profilowanie:
Dane osobowe nie są wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

23) Wszelkie wiadomość e-mail kierowane na adres email: kancelaria@adwokat-staszel.pl lub inny z domeną @adwokat-staszel.pl niewiadomego pochodzenia są niezwłocznie usuwane bez ich otwierania oraz oznaczane jako wiadomości niepożądane.
24) Adwokat używa oryginalnego oprogramowania.
25) Adwokat udziela upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w przypadku udzielenia pełnomocnictwa substytucyjnego lub udzielenia upoważnienia do zastępowania adwokata aplikantowi adwokackiemu lub aplikantowi radcowskiemu, którzy potwierdzają zapoznanie się z niniejszym dokumentem.
26) Przeglądu treści niniejszego dokumentu, który zostaje sporządzony w jednym egzemplarzu oraz wywieszony w siedzibie Kancelarii dokonuje się raz na kwartał celem weryfikacji aktualności jego postanowień.

Dodatkowo stwierdza się, że adwokat :
1) zobowiązany jest do przestrzegania zasad ustalonych w ustawie z dnia 26 maja 1982 roku Prawo o adwokaturze,
2) zobowiązany jest do przestrzegania Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu,
3) zobowiązany jest do postępowania zgodnego z uchwałą Okręgowej Rady Adwokackiej w Katowicach z dnia 16 listopada 2017r. w przedmiocie procedury postępowania w przypadku przeszukania lokalu zawodowego lub prywatnego, którym mogą znajdować się dokumenty i pisma zawierające informacje objęte tajemnicą adwokacką bądź obrończą wraz z instrukcją postępowania,
4) zobowiązany jest do postępowania zgodnego z uchwałą Okręgowej Rady Adwokackiej w Katowicach z dnia 16 listopada 2017r. w przedmiocie powinności adwokata w przypadku czynności procesowych polegających na przesłuchaniu adwokata w jakimkolwiek postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy , z którą to czynnością wiązać się może ryzyko ujawnienia tajemnicy zawodowej lub obrończej wraz z instrukcją postępowania co również służy wywiązaniu się przez adwokata z obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych.